2　前項に規定するもののほか、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

2　文書等の取扱いについて、この規程により難いとき及び疑義が生じたときは、総務部総務課長(以下「総務課長」という。)が指示するものとする。

2　前項の番号は、特に暦年による必要がある公文書を除き、毎年4月1日から翌年3月31日までの一連番号による。ただし、同一事件に属する往復文書は、完結するまで同一番号を用いなければならない。

3　前項ただし書の場合において、照会、通知等を発するごとに「の2」、「の3」等の順位をつけることができる。

2　配布等文書で主管に属しないものがあるときは、直ちに総務課長に返すものとする。

2　文書取扱主任又は文書取扱者は、前項の通信回線に接続した情報処理システムにより主管課に到達した電磁的記録が主管に属しないものであるときは、速やかに当該情報処理システムにより当該電磁的記録を主管する課に転送するものとする。

3　文書取扱主任又は文書取扱者は、第1項の規定により文書総合管理システムに記録したシステム文書を当該システム文書の事務担当者に配布するものとする。

2　前項の規定にかかわらず、主管課長が必要と認めるときは、文書総合管理システムに事案の内容その他意思決定に必要な事項を登録し、回議書を紙に印刷することにより起案を行うことができる。

3　事案が軽微なものであるときは、回議書を用いずに、符せんをもつて、若しくは文書に余白があるときは、その余白を利用して立案し、又は複写紙に本文だけを記載し、あるいは電話その他便宜の方法により処理することができる。ただし、このような便宜な方法により処理したときは、その処理状況を必ず明らかにしなければならない。

4　定例的に取り扱う公文書(システム文書を除く。)は、一定の簿冊により処理することができる。

5　処理を必要としない公文書でも、速やかに上司の閲覧に供さなければならない。

2　前項に規定する公文書(システム文書を除く。)は、自ら携帯して決裁を受けなければならない。ただし、上司の指揮を受け、通常の手続によらず、便宜処理することもできる。この場合は、事後に所定の手続を執らなければならない。

2　起案者又は事務担当者(主管課長を除く。)は、その課の公文書について秘密の取扱いの要否につき疑義があるときは、直ちに主管課長の指示を受けなければならない。

2　時限秘文書には、秘密の取扱いを要する期限を明記しておかなければならない。

3　前2項の規定にかかわらず、当該秘密文書の形態等により表示することが困難なものについては、他の方法によることができる。

2　前項の規定にかかわらず、時限秘文書にあつては、当該時限秘文書に係る秘密の取扱いを要する期限の到来により、指定が解除されたものとみなす。

3　主管課長は、秘密文書について、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号)第82条第1項に規定する当該秘密文書に記録された保有個人情報の開示の決定があつたときは、当該決定に関する限りにおいて秘密文書の指定を解除する。

2　前条第1項の規定により指定が解除された公文書(同条第2項の規定により指定が解除されたものとみなす公文書を含む。)は、第13条の4第1項に規定する表示を抹消し、通常の取扱いに戻さなければならない。

2　秘密文書の全部又は一部を複写する場合は、主管課長の許可を受けなければならない。

3　前項の許可を受けて秘密文書を複写した場合は、当該複写したものは、当該秘密文書と同一の秘密文書とみなす。

2　秘密文書は、他の公文書と区別し、施錠のできる金庫、キヤビネツト等に厳重に保管しておかなければならない。ただし、秘密文書の形状、利用の態様等から金庫、キヤビネツト等に保管しておくことが不適当なものにあつては、他の方法によることができる。

2　対内文書(この規程が適用される機関相互間の公文書をいう。)には、職名だけを用い、氏名を省略することができる。

2　収受文書に基づく回議書で、文書による施行を要しないものは、決裁後、直ちにその旨を文書総合管理システムに記録し、又は文書収受発送簿に記入しなければならない。

3　処分を要しない文書で閲覧済みのものは、その旨を文書総合管理システムに記録し、又は文書収受発送簿に記入しなければならない。

4　条例、規則、訓令、告示及び公告の番号は、公布又は公表をする前に総務部総務課で記入する。

2　単に供覧に止める趣旨の合議は、なるべく省略し、上司の閲覧後、回覧するものとする。

2　審査の結果、軽易な修正にとどまるものは修正の上、回議し、事案の本質的修正の要あるもの又は改案の要あるものは起案者に返付し、その旨を指示するものとする。

2　都庁への交換便が妥当と認められる公文書については、総務部総務課に回付するものとする。

3　軽易な往復文書で施行を要するものについては、当該文書に「公印省略」の記載をし、公印を省略することができる。

2　前項の規定により送信される総合行政ネツトワーク文書には、電子署名を行うものとする。ただし、軽易なものについては、電子署名を省略することができる。

3　電子署名を行うために必要な手続その他の事項は、総務部長が別に定める。

この訓令は、昭和39年4月1日から施行する。

この訓令は、昭和42年10月1日から施行する。

この訓令は、昭和44年4月1日から施行する。

この訓令は、昭和47年4月1日から施行する。

この訓令は、公布の日から施行し、昭和50年4月1日から適用する。

この訓令は、公布の日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は、公布の日から施行する。

(経過措置)

2　この訓令の施行の際、この訓令による改正前の小平市文書管理規程別表第2により既に設定されていた保存年限は、この訓令による改正後の小平市文書管理規程別表第2により定められた保存年限とみなす。

この訓令は、平成6年4月1日から施行する。

この訓令は、平成10年4月1日から施行する。

この訓令は、平成14年4月1日から施行する。

この訓令は、平成15年4月1日から施行する。

この訓令は、公布の日から施行する。

この訓令は、平成17年4月1日から施行する。

この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

この訓令は、平成25年9月1日から施行する。

この訓令は、平成26年4月1日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は、平成27年4月1日から施行する。

(経過措置)

2　この訓令の施行の日前に職務上作成し、又は収受した文書については、この訓令による改正後の第4条の3及び第33条第4項の規定にかかわらず、なお従前の例によることができる。

(施行期日)

1　この訓令は、令和2年4月1日から施行する。

(経過措置)

2　この訓令の施行の日以後に職務上作成し、又は取得した文書等に、この訓令による改正前の別表第1の1の部1の款7の項又は別表第2第4種(3年保存)の部(6)の項に規定する文書等がある場合は、当該文書等は、それぞれこの訓令による改正後の別表第1の1の部1の款7の項又は別表第2第4種(3年保存)の部(6)の項に規定する文書等とみなして、これらの規定を適用する。

(施行期日)

1　この訓令は、令和3年10月1日から施行する。

(経過措置)

2　この訓令の施行の際、現に保存されている公文書のうち、この訓令の施行の日以後に廃棄するものについては、この訓令による改正前の第33条の規定は、令和4年10月1日までの間、なおその効力を有する。

この訓令は、令和5年4月1日から施行する。